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中小企業診断士が教える!! 経営の悩み解決法 悩み11 最終回は、親の事業を引き継いだものの、時代に合わないアナログな職場環境により、さまざまな問題が噴出。ITを使って仕事の効率化、コスト削減を図りたい。そんな企業の悩みを解決します。

悩み11
インターネットで仕事の効率化、コスト削減を図りたい!!
こんなことに悩んでいます…。 イメージ 解決法 イメージ

親の事業を引き継いだものの……

社長
社長「過去の帳簿を見ていたんだけど、この会社は電話代などの通信費が多いような気がするなぁ。中古車販売で通信費というのはあまりピンとこないんだけど……。」
事務担当
事務担当「車の販売業は保険会社と契約のやりとりをしたり、車検が近い車の日程調整を外部の工場と調整するなど連絡業務が多いんです。営業とも細かな連絡をすることが多いですし、電話の利用率は非常に高いですね。」
営業
営業「先代の頃は下取り車両の価格の決定や割引範囲などの設定を調整するのにも、電話でやりとりしていましたから。2代目(社長)はメール連絡でもOKなので助かっています。」
社長
社長「僕はメールの方が楽だからなぁ。」
事務担当
事務担当「あと工場との見積もりの連絡もFAXですしね。このあたりも通信費が高い理由ではないでしょうか。」
社長
社長「なるほど。今のIT時代、何か工夫できそうなものなんだが。それに、うちもそろそろWEBサイトを作成したいなぁ。」
事務担当
事務担当「実は先代ともそういう話をしたことがあります。ただIT導入しても誰が設置や管理をするんだという話になって……。そこで終わってしまいました。私も表計算と経理ソフトくらいしかPCを使っていないですし。」
社長
社長「うーん、前の会社で知り合ったヒガシさんに相談してみようか。うまい方法を知っているかもしれない。」

翌週…

ヒガシ進
ヒガシ進「ご無沙汰しております。何かいろいろお悩みのようで。」
社長
社長「ええ。メールでもご連絡させて頂いたように、弊社もITを導入してできるだけ通信費を抑えたいなと考えていまして。うちの場合、IP電話を導入すればコスト削減は可能でしょうか?」
ヒガシ進
ヒガシ進「御社の番号ごとの料金明細を拝見させて頂きましたが、これだけ通信費が多いのであれば、かなりコストは削減できると思います。見たところFAXでのやりとりも多いみたいですね。 FAXで受信した書類を画像ファイルやPDFファイルにしてくれる、インターネット対応複合機を導入してみてはいかがでしょうか。データであれば全てFAXでやり取りしなくても、メールでのやりとりも可能になりますからね。FAXでの通信費の削減にもつながります。」
事務担当
事務担当「先代は、通信費なども細かく気にしていて、今までは、FAXを送るにも印刷したあとの裏紙を再利用していました。裏写りしない濃度にするのが大変で……。」
社長
社長「そんなことやっていたのか…。」
ヒガシ進
ヒガシ進「それは情報漏洩的にもよくない方法ですね。ぜひインターネット対応複合機を導入しましょう。」
社長
社長「実はそのほかにも、会社のホームページも作りたいんです。会社の場所や連絡先、販売している車の一覧を載せてあるような簡単なサイトでよいのですが。」
ヒガシ進
ヒガシ進「ホームページですか。それでしたらNTT東日本の営業に相談してみたらいかがでしょう。NTT東日本ではインターネット回線の手配から、ホームページ開設まで総合的にサポートしてくれますから。」
営業
営業「ホームページでお客様に案内できると便利だと思っていたので、ちょうど良かった。」
社長
社長「僕もだよ(笑)ほんとにヒガシ進さんに相談してよかった。」
ヒガシ進
ヒガシ進「お役に立ててよかったです。……これにて一件落着かな。」
  • 悩み解決 イメージ
  • 今回の解決ポイント
中小企業診断士プロフィール
四ッ柳 茂樹(よつやなぎ しげき)

株式会社OCL代表取締役。専修大学非常勤講師、ITコーディネータ。
研究職・SEを経験後に独立。主に中小企業や起業家に対し、企業の独自性を発揮するための知財・経営・IT戦略の支援を行う。顧客に合わせたやさしい教え方が好評で、『理系アタマのつくり方』等著作も多数。

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