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岩手県様

ポータル&グループウェア「Ebient」導入で組織間の連携強化と業務効率化を実現

岩手県様

導入の背景

2001年に導入したグループウェアの老朽化、サポート切れ等の問題に対応し、「行政情報システムの最適化」施策の一環としてグループウェアの更改を行い、併せて業務の効率化を図った。

選定のポイント

  • 簡易で統一的な操作性
  • 既存システムと連携したシングルサインオン・データ連携

期待される効果

  • 庁内の情報共有促進
  • 組織間の連携強化
  • 業務の効率化
  • 情報管理

選定ソリューション

既存システムとの連携により、業務の効率化と管理コスト削減を実現。

岩手県様では、1998年3月に「“イーハトーブ”の森」構想を策定、高度情報化に向けた様々な取り組みを行ってきました。「高度情報化アクションプラン2010」に基づき、2010年度を最終目標に、インフラ基盤の整備、ICT利活用の促進等を積極的に進めています。こうした中で、「行政情報システムの最適化」施策の一環として、庁内の情報共有促進と業務の効率化を図ることを目的に、グループウェア更改の検討を開始されました。

従来、岩手県様で利用されてきたグループウェアには、いくつかの課題がありました。 各部署で自由に掲示板等のデータベースを作成する形態を取っていたため、情報が氾濫し、どこに必要なデータがあるのか判りにくくなったこと。グループウェアとは別に職員ポータルシステムを構築したため、それぞれにログインする必要があり、操作性が劣ったこと。職員の異動時にPC端末の設定変更が必要となり、部署によっては利用方法が異なる場合もあるため、業務の移行がスムーズにできない面があったことなどです。

こうしたことから、新たなグループウェアの導入にあたっては、「簡易で統一的な操作性」「Webシステム化」「シングルサインオン」を重視しました。これらの要素を全て満たすシステムとして、入札により2007年4月にNTT東日本のポータル&グループウェア「Ebient」を導入する運びとなりました。

グループウェア機能としては、スケジュール、メール、回覧板の利用に加え、Ebientの連携機能により、既存の職員ポータルシステムとのシングルサインオンを実現しました。さらに、職員情報データベースや総務事務システムとのデータ連携を実現し、これにより、例えば総務事務システムから休暇申請を行うと自動的にグループウェアのスケジュールに休暇情報が登録されたり、登庁した職員がグループウェアにログインすると総務事務システムにデータが送信されて勤務管理情報に反映される等、職員のデータ登録の手間を省き、業務の効率化を実現しました。

システム管理面では、GUI画面から管理者のほとんどの操作が行えるため、リアルタイムでの情報管理が可能であることに加え、システム管理者の権限で各部署のシステム利用状況確認等ができるなど、情報管理も容易になりました。

ポータル&グループウェアEbient システム概要図

  • 文中記載の会社名および製品名などの固有名詞は、各社の商標または登録商標です。
  • 文中記載の組織名・所属・役職・サービス名などはすべて取材時点のものです。

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